Знать финансы в своём бизнесе — очень важно! Для учёта можно использовать имеющиеся платные сервисы, а можно расчитывать показатели самостоятельно (часто в полуавтоматическом режиме) с помощью электронной таблицы.

Предлагаем вариант такой таблицы онлайн (она создана агентством «Сделаем»; достаточно скопировать её себе в гугл докс [Файл -> Создать копию] и начинать вести учёт денег своей компании):

Перейти к таблице

Финансовый учёт для бизнеса

Что умеет таблица:

  • Показывать баланс на счетах
  • Прогнозировать кассовые разрывы
  • Считать рентабельность проектов и направлений
  • Хранить данные о контрагентах
  • Считать, сколько денег можно безболезненно вытащить из бизнеса

Как пользоваться

1. Настройте таблицу. Укажите свои счета и направления, добавьте контрагентов и статьи доходов-расходов.

2. Вносите в таблицу все платежи. Приходы и расходы, переводы между счетами, зарплаты, комиссии и уплаченные налоги.

3. Создавайте проекты. Планируйте выручку и расходы по проектам и привязывайте к ним платежи, чтобы сравнить план с фактом и посчитать рентабельность.

4. Наслаждайтесь. Если не забывать ничего вносить, вы всегда будете в курсе, как дела у бизнеса.

Добавление операций

Добавить операции можно 3 способами:

  • Заполнить форму — оптимальный вариант, при котором нельзя ничего сломать. Можно заполнить в форме обязательные поля, в таблице создаётся новая запись — и уже в ней заполнять остальное.
  • Создать новую строку: ПКМ по строке → «Вставить строки ниже». Не надо создавать новые строки под строками 1-2 — там находятся формулы, все может сломаться. Лучше где-нибудь под 5-й, чтобы наверняка
  • Пролистать в самый низ таблицы и добавить запись туда.

Форму для добавления платежей можно найти в меню «Форма → Перейти к активной форме». Добавьте её в закладки, чтобы не потерять. Чтобы отредактировать: «Форма → Изменить форму»

Есть. Подтверждение платежа. Изначально все записи создаются неподтвержденными и не участвуют в части учета.

Дата. Когда прошел платеж. Будущие операции (с датой позже сегодняшней) автоматически становятся серыми.

Дата учета. За какую дату нужно считать этот платеж.

Например, мы платим сотрудникам зарплату за октябрь в начале ноября. В этом случае, дата — ноябрь, а дата учета — октябрь. Здесь важен только месяц, а не конкретный день.

Счет. Доступные счета подтягиваются из списка в «Счетах»

Сумма. Расход пишется со знаком «минус».

Контрагент. Выбирается из списка, который подтягивается из «Контрагентов».

Статья. Выбирается из списка, который подтягивается из «Статей».

Проект. Выбирается из списка, который подтягивается из «Проектов».

Коммент. Описание платежа — зачем он нужен, за что платят нам и за что платим мы.

Записи не сортируются автоматически, это надо делать вручную. ПКМ по столбцу B → «Сортировать от Я до А». Новые записи оставляем сверху, старые уходят вниз.

Переводы

Перевод между счетами оформляется как 2 операции: ушло с одного счёта, пришло на другой счёт. В переводах не указываем контрагентов и проекты — только счёт, сумму и статью — Перевод.

В таблице переводы автоматически подсвечиваются синим.

Если за перевод между счетами есть комиссия, её оформляем третьей операцией — расход со статьей «Комиссия».

Создание счетов

Счета — это не только р/с в банке. Сюда же относится наличка и всякие Яндекс-карты, если вы вдруг этим пользуетесь.

Указываем названия счетов и начальный остаток.

Создание контрагентов

Сюда добавляем авторов, сотрудников, клиентов, сервисы и все, с чем мы проводим операции. Старых не удаляем, они нужны для статистики.

Можно добавлять в конце таблицы, можно создавать новые строки в начале — это не важно.

Имя. Названия клиентов и подрядчиков, имена сотрудников.

Кто это. Тип контрагента.

Реквизиты и комменты. Необязательная информация, нужна только для справки.

Приход/Расход и Доход считаются автоматически.

Не забудьте добавить собственника (или нескольких) — он будет контрагентом для дивидендов и ввода денег.

Создание проектов

Проекты можно дописывать в конце или создавать новую строку посреди таблицы. Не надо создавать новые строки под строками 1-3 — там находятся формулы, все может сломаться. Лучше где-нибудь под 5-й, чтобы наверняка.

Проект. Название проекта лучше указывать такое, чтобы его можно было легко найти.

Состояние. Текущие проекты — «В работе», успешно закрытые — «Готово», неуспешно — «Отказ». Состояния нужно переключать вручную.

Ответственный. Человек, который занимается проектом.

Направление. Выбирается из списка, который подтягивается из «Направлений»

Клиент. Выбирается из списка, который подтягивается из «Контрагентов».

План. Заполняем предполагаемый приход и расход вручную. Если проект на абонентке — заполняем данные за один месяц. Расход пишем со знаком «минус».

Все остальное считается автоматически.

Подсчёт дивидендов

Дивиденды считаются автоматически по такой логике:

  1. Берем деньги, которые сейчас есть на счетах.
  2. Вычитаем все долги подрядчикам.
  3. Оставляем в запас какую-то сумму (необязательно). Эту часть обдумываем и заполняем руками. Поля «Нам должны» и «Налоги» не влияют на расчёты и нужны, чтобы вы учитывали их при принятии решений.
  4. Получаем сумму, которую можно снять без угрозы попасть в кассовый разрыв.

Работа с отчётами

Какие отчёты есть в таблице и зачем они нужны.

Сводка

Общая информация по деньгам в бизнесе.

Состояние счетов. Сколько денег есть на каждом из счетов и всего, сколько нам должны клиенты, сколько мы должны авторам. Список подгружается из «Счетов»

Сводка за месяц. Сколько заработали без учёта налогов и взносов. План — все платежи, включая те, что ещё не пришли. Факт — только подтверждённые платежи.

В сводке за указанный месяц нужно поставить дату с нужным месяцем в желтую клетку.

Ключевые клиенты. 6 клиентов с наибольшей прибылью — за все время и за месяц.

 

Сводка за год. Сколько заработали, оборот, сколько дивидендов получили собственники, сколько налогов заплатили.

Прогноз кассового разрыва. Показывает предполагаемый баланс на счетах на 31 день вперёд.

Баланс

Показывает баланс на счетах на 31 день вперед, помогает прогнозировать кассовый разрыв.

Проекты

Показывает оборот, прибыль и рентабельность по каждому проекту.

Факт — подтверждённые платежи.

Активные — подтверждённые платежи в этом месяце.

Серые проекты — те, которые не должны были принести деньги: рекламные кампании, поиски сотрудников, участие в конкурсах. Выделяются все проекты с рентабельностью 0 и без прихода.

Красные — те, которые должны были принести прибыль, но не принесли. Выделяются все проекты с рентабельностью ниже 0.

Статьи

Список статей доходов и расходов и статистика по ним — за всё время и за текущий месяц.

Контрагенты

Приход/расход — показывает общее количество денег, полученных от контрагента или выплаченных контрагенту — за всё время и за месяц.

Чем зеленее значение — тем больше денег принес клиент. Чем краснее — тем больше денег мы заплатили подрядчику.

Прибыль — считается только для клиентов. Показывает общую прибыль — за всё время и за месяц.

Чем зеленее — тем ценнее клиент.

Направления

Показывает оборот, расход, прибыль и рентабельность каждого направления бизнеса.

Есть вопрос?

Задавайте интересующий вопрос. Для актуальных вопросов ответы будут опубликованы в разделе "Совет-Чик".

Отправка

©2014-2018 Финаграм - главный по финансовой грамотности

или

Войти со своими данными

или    

Забыли детали?

или

Create Account